Existe um servidor dedicado ao suporte de listas de distribuição via email, este sistema é baseado no conhecido “Mailman” e nele podem ser criadas listas para suporte às atividades das unidades orgânicas.
O nome das listas obedece obrigatoriamente ao formato:
- <unidade orgânica>-<descritivo>@listas.ipl.pt
- O número máximo de caracteres antes do @ é de 32
Exemplo:
- estesl-mestrados@listas.ipl.pt
Endereço para administração de uma lista:
- https://listas.net.ipl.pt/mailman/admin/<nome da lista sem a componente @listas.ipl.pt>
Dimensão das mensagens a difundir:
- Limite do sistema: 1MB, mensagens com dimensão superior são imediatamente rejeitadas.
- Limite por omissão, por lista: 40kB (max-message-size), acima deste valor é necessária a aprovação da moderação. O valor pode ser alterado pelo administrador da lista até ao limite do sistema.
Envios que exigem a aprovação da moderação:
- Mensagens enviadas por não subscritores da lista.
- Mensagens enviadas por subscritores da lista que se encontrem com a opção de moderação (ativa por omissão).
- Mensagens de dimensão superior ao valor definido pelo administrador da lista (opção geral max-message-size).
- Mensagens em que a lista foi indicada como BCC (Blind Carbon Copy).
- Sempre que a lista for colocada em modo de moderação total.
Nota: A atual versão do software não confere aos administradores e moderadores da lista direitos implícitos de envio não moderado. Se o email que se pretende dispensar de moderação é subscritor, bastará desligar a opção de moderação para o mesmo em Membership Management. Se não é subscritor e não é conveniente sê-lo, o email a dispensar de moderação deverá ser colocado em Privacy options->Filtros de remetentes na opção accept_these_nonmembers.
A criação de novas listas é realizada a pedido para helpdesk(at)net.ipl.pt carecendo de validação caso não tenha origem num dos contactos técnicos ou administrativos da unidade orgânica.
No pedido devem ser incluídos os dados seguintes:
- Nome proposto para a lista, segundo a estrutura acima indicada
- Nome e e-mail da pessoa responsável pela administração da lista
(adição, remoção de utilizadores e ajuste de parâmetros) - e-mail das pessoas que irão realizar a moderação da lista
(aprovação ou não da difusão das mensagens pelos subscritores)
Quando uma mensagem de dimensão elevada é entregue a muitos destinatários, a dimensão total é significativa pelo que solicitamos aos utilizadores que se moderem no envio de anexos nas listas de distribuição.
A situação mais prática e razoável é o envio de apenas texto na mensagem difundida, sendo que os anexos foram previamente colocados num qualquer servidor web publico (ou até numa pasta publica de “Dropbox”) e na mensagem difundida são apenas colocados os links para os anexos.
O envio é sujeito a validação de consentimento (em conformidade RGPD), para os destinatários que não tenham e-mail terminado em ipl.pt, os destinatários sem consentimento são filtrados.
Agradece-se a compreensão da comunidade de utilizadores.