Existe um servidor exclusivamente dedicado ao suporte de listas de distribuição via email, este sistema é baseado no conhecido “Mailman” e nele podem ser criadas listas para suporte às actividades das unidades orgânicas.
O nome das listas obedece obrigatoriamente ao formato:
- <unidade orgânica>-<descritivo>@listas.ipl.pt
- O número máximo de caracteres antes do @ é de 32
Exemplo:
- estesl-mestrados@listas.ipl.pt
Endereço base do sistema:
Endereço para administração de uma lista:
- https://listas.ipl.pt/mailman/admin/<nome da lista sem a componente @listas.ipl.pt>
Dimensão das mensagens a difundir:
- Limite do sistema: 1MB
- Limite por omissão, por lista: 40kB, acima deste valor é necessária a aprovação da moderação. O valor pode ser alterado pelo administrador da lista até ao limite do sistema.
Envios que exigem a aprovação da moderação:
- Mensagens enviadas por não subscritores da lista
- Mensagens enviadas por subscritores da lista que estejam com a opção de moderação activa.
- Mensagens de dimensão superior ao valor definido pelo administrador da lista.
- Mensagens em que a lista foi indicada como BCC (Blind Carbon Copy).
- Sempre que a lista for colocada em modo de moderação total.
A criação de novas listas é realizada a pedido para helpdesk(at)net.ipl.pt carecendo de validação caso não tenha origem num dos contactos técnicos ou administrativos da unidade orgânica.
No pedido devem ser incluídos os dados seguintes:
- Nome proposto para a lista, segundo a estrutura acima indicada
- Nome e e-mail da pessoa responsável pela administração da lista
(adição, remoção de utilizadores e ajuste de parâmetros) - e-mail das pessoas que irão realizar a moderação da lista
(aprovação ou não da difusão das mensagens pelos subscritores)
Quando uma mensagem de dimensão elevada é entregue a muitos destinatários, a dimensão total é significativa pelo que solicitamos aos utilizadores que se moderem no envio de anexos nas listas de distribuição.
A situação mais prática e razoável é o envio de apenas texto na mensagem difundida, sendo que os anexos foram previamente colocados num qualquer servidor web publico (ou até numa pasta publica de “Dropbox”) e na mensagem difundida são apenas colocados os links para os anexos.
A titulo de exemplo, uma situação ocorrida recentemente tornou indisponível o sistema de e-mail durante cerca de 30 minutos tal foi a avalanche sofrida.
- Uma mensagem foi enviada para todas as caixas de correio do sistema (cerca de 23000)
- A dimensão original da mensagem era de cerca de 1,6MB
- A conversão dos conteúdos para anexos de e-mail obriga a uma expansão para 4/3 da relação à dimensão original (a chamada codificação em BASE64)
- Como resultado, o servidor de armazenamento de email recebeu em pouco tempo:
- 23000 x 1600000 x 4/3 ~= 49066666667 bytes (49 GB!!!)
A partir desta data o sistema passou a limitar a dimensão da mensagens difundidas a 1MB para a sustentabilidade do sistema enquanto um todo.
Agradece-se a compreensão da comunidade de utilizadores.