Sistema de listas de distribuição atualizado

Foi realizada a atualização geral de sistema operativo e do software que suporta o sistema de listas de distribuição @listas.ipl.pt

Ficou para já adiada uma atualização mais profunda que terá de ser realizada posteriormente, de migração de versão 2.x do Mailman para série 3.x

Com a colaboração de diversos utilizadores julgamos que todos os aspetos funcionais estarão salvaguardados, se encontrar alguma anomalia, agradecemos que nos informe.

Atualização do software de Webmail

Nos últimos dias têm ocorrido falhas do acesso Webmail do nos períodos de maior utilização.

Sem motivo identificado até ao momento, o sistema consome subitamente todas as ligações disponíveis à base de dados de suporte.

Estando a expirar no próximo mês o licenciamento do visual (skin) “Outlook” que era a principal usada até ao momento e sendo essa uma provável origem do problema, por incompatibilidade entre esse componente extra e o software base “Roundcube” que suporta o Webmail, realizámos cerca das 16:50 uma atualização ao software e foi desativado o suporte do visual “Outlook”, sendo automaticamente selecionado o visual “Elastic” que o substitui.

Esperamos que desta forma o sistema se possa comportar de forma mais estável.

As nossas desculpas pelo incómodo eventualmente causado.

Desativação do acesso ao email em modo “antigo” 143/587

Há muitos anos que os nossos guias de parametrização das aplicações de correio apenas referem o acesso seguro ao email IMAPS (porto 993/TCP) e SMTPS (porto 465/TCP).

Contudo imensas aplicações continuam a realizar o acesso usando protocolos antigos por, no processo de auto-configuração, identificarem que o acesso por essa forma ainda é aceite. Nas últimas semanas detetámos cerca de três dezenas de dispositivos nestas condições.

Pela necessidade de simplificação e gestão dos servidores que disponibilizam os serviços de email do IPL bem como melhoria da segurança associada às comunicações (parte da comunicação dos protocolos em “modo antigo” fazem-se em claro), desativamos hoje, por completo, estas formas de acesso.

Segundo testes que realizámos, a maioria das aplicações irá aperceber-se de que o serviço não está disponível no modo “antigo” e automaticamente mudar para o “novo”, contudo infelizmente ocorrerão alguns casos em que tal não irá suceder.

Assim, se a partir do dia 1 de Outubro a aplicação de correio que usa (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.) não conseguir enviar e/ou receber email da sua conta institucional ipl.pt deverá proceder à correção de parâmetros conforme os guias em: www.net.ipl.pt (canto superior direito em: E-MAIL->Configurações )

Caso seja afetado por esta alteração e não consiga realizar a alteração de parâmetros indicada, solicite apoio dos serviços locais de informática ou em alternativa aos nossos, pelos contactos indicados no site.

Notas:

  • Esta alteração não afeta os acessos via Webmail que poderá usar sempre como alternativa em: www.net.ipl.pt/webmail
  • O serviço de envio via 587/TCP permanecerá disponível com restrições durante mais alguns meses mas somente na intranet, devido à dependência que alguns serviços críticos têm deste (ex. alarmísticas e impressão).

Webmail com imagem e funcionalidades renovadas

Após a atualização geral de software realizada há algumas semanas, foi possível preparar novas funcionalidades e ativar o novo visual (skin) chamado de Elastic que tem uma aparência mais moderna e que se adapta a dispositivos móveis.

Esta atualização encontra-se no âmbito da estratégia geral do IPL/DSIC, de disponibilizar e promover soluções que eliminem a dependência da comunidade dos tradicionais postos de trabalho fixos (desktop) que no panorama atual de pandemia são a origem de imensas complicações e limitações à produtividade.

Convido-o a experimentar a alteração de visual acedendo às preferências e escolhendo o novo “tema” nas opções de “Interface de utilizador”

Sendo o visual até agora por omissão o Outlook que tem custos anuais, com grande probabilidade não se irá renovar o licenciamento deste e deixará de estar disponível no final do ano.

Para todos os novos utilizadores do sistema o Elastic será o visual por omissão.

 

Renovação de PINs de impressão

ATUALIZAÇÃO: Esta ação de manutenção foi parcialmente suspensa devido a problemas revelados nos driver de impressão do fabricante que impediam alguns utilizadores de alterar localmente o PIN. Aguardamos a correção do problema pelo fornecedor para concluir a correção do problema.

Um número significativo de utilizadores do sistema de impressão central usa atualmente ainda PINs de primeira geração com apenas 5 dígitos e que à dimensão atual do sistema são considerados inseguros pois com poucas tentativas ou até por erro de teclas se acede à fila de impressão de outro utilizador.

Durante o mês de Agosto reduzimos o problema ao eliminar muitos PIN nesta situação, nos casos em que os mesmos estavam associados a utilizadores que não utilizavam o sistema à algum tempo.

Retomamos agora esta manutenção para os restantes.

Assim, até dia 11 de Setembro os serviços locais de apoio a informática das escolas/serviços irão colaborar na atualização dos PIN, especialmente quando esta obriga a reparâmetrizações nos terminais (PCs).

A partir de dia 11 o próprio sistema irá alterando faseadamente os PIN aos utilizadores que ainda permaneçam com os PIN de 5 dígitos.

Se utiliza ainda PIN de impressão de 5 dígitos e perder subitamente o acesso à impressão, bastará consultar o novo PIN e, caso necessário, solicitar o apoio dos serviços de informática na aplicação do PIN no driver de impressão do PC.

Caso pretenda que a alteração ocorra de imediato, bastará solicitar online a alteração de PIN que ficará efetiva poucos (máximo 10) minutos depois.

Obrigado pela colaboração no processo que como julgo ser claro é do interesse de toda a comunidade utilizadora.

Office365 alerta para atualizações no serviço email

Recebemos informação da Microsoft que por motivos de segurança irá no dia 1 de Setembro realizar alterações no processo de reencaminhamento de mensagens no seu serviço de email.

O IPL (contas terminadas em .ipl.pt) não utiliza o alojamento de email no Office365, contudo sabemos que diversos utilizadores da comunidade por possuírem outras contas alojadas no Office365 (ex. isel.pt) realizam redirecionamento de mensagens entre esse serviço e o do IPL.

Assim, alertamos para o potencial desta alteração da Microsoft eliminar ou inibir os redirecionamentos que se encontrem ativos no Office365 e que em consequência deixem de receber as mensagens que forem enviadas para lá, na sua caixa de correio IPL.

Recomendamos que se informem junto do fornecedor do serviço acerca das situações concretas que serão afetadas e as soluções possíveis.

Nota: Será afetado somente se possuir contas de correio alojadas no Office365 e nestas tiver regras de reencaminhamento de mensagens para servidores externos ao Office365

Excerto do alerta Office365:

Reminder: Office 365 ATP External email forwarding controls and policy change
MC220853
Major update: Announcement started
Applied To: All

As originally announced in MC218984 (July '20) automated external email forwarding is a tactic attackers use to exfiltrate data out of an organization. To counter that, we are updating our outbound anti-spam policies. First, we are providing a control to easily enable automatic external forwarding for select people in your organization. Second, we will change the “Automatic” setting to block automatic external forwarding. Internal automatic forwarding of messages will not be impacted by this change.

NOTE: No action is needed if you don't want to allow any users to automatically forward messages externally or if no one in your tenant is currently doing so. Additionally, we understand that some organizations already have users automatically forwarding messages outside the organization and we will provide additional time and communications to enable transition to the new policy controls. For these organizations we will communicate via Message center with more details on when the change will impact your specific tenant.

Key points

Microsoft 365 Roadmap ID 63831
Timing: September 1, 2020
Roll-out: tenant level
Control type: admin control
Action: review and assess by August 28, 2020

Webmail atualizado em testes!

Informamos que se encontra em teste uma versão atualizada do sistema de Webmail no endereço https://roundcube1.net.ipl.pt/

Das novidades introduzidas salientamos:

  • Possibilidade de definição de múltiplas identidades/emails, útil quando há necessidade de enviarmos mensagens usando o nosso email institucional pessoal ou com email de serviço/departamento, com diferentes assinaturas de rodapé.
    • Sempre que necessário, no envio, pode ser selecionada a identidade de remetente a usar, contudo, se para alem da identidade base <nome>@escola.ipl.pt definimos uma identidade <servico>@escola.ipl.pt e estivermos a responder a uma mensagem que tinha sido enviada para <servico>@escola.ipl.pt, a identidade adequada é automaticamente selecionada.
    • Por segurança, apesar de se poderem indicar endereços de email quaisquer nas identidades, o sistema só permitirá o uso de identidades que este conheça como autorizadas para o utilizador (solicitar a adição de identidades para helpdesk@net.ipl.pt quando necessário).
  • Possibilidade de predefinição de “frases” de uso frequente que poderão ser selecionadas durante a composição de mensagens.

Funcionalidades anteriormente disponíveis que destacamos:

  • Respostas automáticas de ausência (ex. férias) durante períodos de tempo definidos pelo utilizador.
  • Filtros de distribuição automática de mensagens por pastas, redirecionamento para contas outras internas ou externas, rejeição de mensagens, etc.

Agradecemos à comunidade que teste o acesso e nos alerte para o email de suporte caso identifique algum problema ou funcionalidade passível de melhoramento.

Este sistema substituirá o existente até agora, no dia 23 de Agosto, caso até lá sejam resolvidos todos os problemas significativos que se identifiquem.

Obrigado.

Desativação da retro-compatibilidade VPNBon

Em consequência da reestruturação dos serviços de VPN do IPL, informámos no inicio de Abril que o serviço VPNBon seria desativado no final de Junho, passando a funcionalidade equivalente a ser suportada pela VPNIntra.

Para evitar instabilidades no final do período letivo, adiamos esta ação para o final de Julho.

Assim, informo que foi à pouco desativada a retro-compatibilidade com a antiga parametrização VPNbon, devendo os utilizadores que ainda não tinham procedido à reconfiguração, realizar os passos sugeridos para a configuração da VPNIntra.

 

Mais informações úteis sobre o assunto e contexto da VPNBon:

A VPNBon foi criada como uma forma de permitir à comunidade o acesso aos conteúdos da B-ON ( https://www.b-on.pt/ ) quando se encontrassem fora dos campus do IPL.
Ao longo dos anos foram-lhe também atribuídas funcionalidades extra para alguns grupos de utilizadores acederem a recursos específicos internos (Intranet).
Paralelamente existia já a chamada VPNIntra vocacionada para os funcionários e docentes que necessitavam acesso regular aos recursos internos, com privilégios similares aos que teriam ligados numa rede local de cabo (dos campus) ou na rede sem fios eduroam. Contudo esta exigia a formalização do pedido em papel e a autorização de um superior hierárquico ou responsável.
Com a significativa mudança de paradigma originada pela situação de contingência COVID19 em que toda a comunidade se recolheu em suas casas com necessidade de aceder a recursos de rede internos para realizar o possível das suas atividades diárias, foi necessário realizar alterações no funcionamento destes serviços.
A VPNBon não possui capacidade para mais de 60 utilizadores simultâneos.

Evolução:
Foram temporariamente desativadas as restrições de necessidade de autorização prévio para uso de VPNIntra.

A VPNIntra foi reforçada com capacidade para suportar simultaneamente cerca de 250 utilizadores docentes/não docentes e 2000 alunos em dois servidores (routers) localizados nos nossos atuais 2 centros de comunicações em Benfica (Campus) e Marvila (ISEL) garantindo assim também maior versatilidade para o crescimento do serviço e elevada disponibilidade (em caso de falha de um dos equipamentos).

Situação pós-contingência:
Após a conclusão (que todos esperamos) do período de contingência prevê-se que o essencial das regras anteriores de acesso sejam repostas com a reativação da necessidade de formalização para acesso Intranet e aplicação de limites mensais de tráfego aos restantes, contudo a parametrização dos acessos pelos utilizadores será mantida tratando o sistema de diferenciar automaticamente os utilizadores “autorizados” que tratará com as regras “Intra” e os restantes que tratará com regras “B-ON”.

Fim do licenciamento Office 2010 e Office 2013

Em consequência do fim do suporte pelo fabricante (Microsoft) das ferramentas Office mais antigas e o acumular de problemas de estabilidade e segurança identificados nesses softwares (que sem suporte se tornam irresolúveis), informamos que o servidor de licenciamento campus do IPL deixou de realizar a ativação do licenciamento Office 2010 e Office 2013.

Os utilizadores afetados deverão contactar os serviços de apoio informático locais à escola e em recurso os do DSIC/IPL para diligenciar a atualização do software afetado que se justifique necessário manter em operação.

 

Manutenção de contas de correio

Foi realizada hoje a anual manutenção às contas de correio tendo sido bloqueadas contas para que não se identificou atividade nos últimos 12 meses.
Não foram apagados quaisquer conteúdos, apenas realizado o bloqueamento temporário do acesso às mesmas.
Caso se identifique que alguma conta desde grupo tem justificação de existir, a mesma poderá ser reativada pelos nossos serviços após pedido para o endereço de suporte helpdesk@net.ipl.pt