No envio de mensagens:
Volume dos envios:
- Cada mensagem pode ter uma dimensão total de 33MB. Tendo em conta que os anexos sofrem uma expansão de 4/3 ao serem incluídas num email (devido à codificação MIME/BASE64), o conjunto dos anexos incluído da mensagem não pode ser superior a 25MB (25 x 4 / 3 ~= 33MB)
- Cada mensagem individual pode conter até 200 destinatários, devendo a aplicação cliente, quando receber indicação do servidor que o limite foi atingido, completar o envio da mensagem e gerar nova mensagem idêntica com os destinatários em falta.
- O volume de tráfego resultante de cada mensagem não pode ser superior a 250MB (334MB se considerarmos a expansão do MIME acima referida), isto é, uma mensagem de 20MB pode conter no máximo 12 destinatários.
Ritmo dos envios:
- Se o envio for realizado do exterior das redes do IPL (não usando VPNIntra ou equivalente), cada utilizador do sistema pode enviar para até 100 destinatários em cada período de 3 horas. Para os envios realizados nas redes internas (incluindo VPNIntra) o limite é de 200 destinatários a cada 6 horas.
- Os utilizadores que possuam exceção de volume de mensagens ativo (com a aprovação da direção da escola/serviço), poderão realizar envios para a quantidade de destinatários que foi acordada, sendo os períodos de contagem de 2 horas.
- O sistema limita (sem exceção), a submissão de até 10 mensagens por segundo.
- Os envios não autenticados (de serviços a que tal seja ainda permitido), são limitados ao envio de um máximo de 1000 mensagens por destinatário, por hora.
- Cada servidor exterior (IP) pode enviar, sem penalização, até 100 mensagens por hora para o e-mail do IPL. Excedido o limite, cada aceitação de mensagem passa a ser atrasada de um tempo proporcional ao excesso.
Listas de distribuição:
- Os envios realizados através do sistema de listas de distribuição são limitados à dimensão total de 1,4MB; pelos motivos acima referidos, o conjunto dos anexos da mensagem não pode ser superior a 1MB
- As listas em geral, para conformidade RGPD, são impedidas de enviar mensagens diretamente para endereços não institucionais (terminados em .ipl.pt), exceto se o destinatário deu consentimento para o envio em https://info.net.ipl.pt/consentimento/
- Algumas listas de distribuição, por exigência legal que se sobrepõe ao RGPD, podem enviar sem serem sujeitas à filtragem de consentimentos.
No armazenamento de mensagens:
- As caixas de correio criadas possuem, por omissão, uma capacidade para armazenamento de 2GiB (DEFAULT) de mensagens.
- O utilizador poderá a qualquer momento aceder à sua área de “Painel de Controlo” e realizar o aumento de capacidade para 8GiB (GERAL).
- Os gestores de e-mail poderão realizar o incremento de capacidade para o nível acima, de 12GiB (MAIS).
- O DSIC, por pedido do utilizador e com a concordância da direção da escola/serviço, poderá aumentar a capacidade para o nível máximo de 24GiB (EXTRA).
- Os valores acima indicados sofrem, de tempos a tempos, revisão proporcional, ponderada entre o solicitado pela comunidade e os recursos disponíveis.
Na reciclagem de conteúdos:
- As mensagens apagadas das pastas normalmente visíveis são automaticamente movidas para a pasta @RECICLAGEM e ficam normalmente disponíveis para recuperação durante os 7 dias seguintes.
- A pasta de sistema @RECICLAGEM albergará um máximo de 100000 mensagens, quando ocorrer excesso são apagadas as mais antigas, e poderá ficar visível selecionando a subscrição da mesma na aplicação de correio ou nas opções de pastas no acesso Webmail.
- O conteúdo desta pasta de sistema é ignorado na contabilização de quota e não é possivel ao utilizador apagar as mensagens que lá aparecem.
- A pasta está normalmente oculta (não “subscribed“) e poderá ser tornada visível nas aplicações de correio que suportem a gestão da subscrição de pastas (ex. Webmail). Infelizmente algumas aplicações de e-mail como a App GMail ignoram esta informação do servidor e mostram a pasta mesmo quando definida como oculta o que causa alguma confusão aos utilizadores.
Arquivo histórico: (em desenvolvimento, ainda não disponível)
- Para permitir a salvaguarda de mensagens a longo prazo e viabilização dos backups regulares de mensagens, o sistema move periodicamente todas as mensagens com datas antigas para um repositório de baixo desempenho e fiabilidade, em paralelo estas mensagens são armazenadas em meios offline (normalmente disco externo, em cofre, em local distinto).
- O acesso ao arquivo histórico online ficará disponível com a ativação da visibilidade das pastas sobre a pasta base @HISTORICO
- Não é possivel realizar alterações às mensagens existentes sob o arquivo histórico. (subscrição de pastas na aplicação de correio ou nas opções de pastas no acesso Webmail)
- O arquivo histórico associado a cada conta tem uma capacidade igual à mesma e o nível de ocupação desta não irá condicionar os limites de quota da conta.
Encaminhamento de mensagens para o exterior: (em desenvolvimento, parcialmente funcional)
Tendo ocorrido alguns incidentes de segurança originados pelo reencaminhamento de mensagens de contas de correio institucional para contas externas e, criando tais redirecionamentos situações pouco claras de conformidade RGPD, especialmente nos casos de contas por onde circulam dados pessoais da comunidade serem redirecionadas para fornecedores externos (tipicamente internacionais) sem que exista compromisso destes do cumprimento da dita legislação.
Será brevemente implementada uma política estrita relativa de encaminhamentos de mensagens para contas exteriores.
- As contas de aluno com o padrão @alunos.*.ipl.pt não são afetadas por esta alteração, permanecendo os redirecionamentos em funcionamento como até agora.
- Todas as restantes contas só poderão redirecionar parte ou a totalidade das mensagens recebidas para outras contas institucionais das escolas e serviços do IPL.
- Até findo o período transitório, somente as contas já com redirecionamento em funcionamento terão o comportamento mantido.
- Após o período transitório, os redirecionamentos externos deixarão de funcionar e as mensagens anteriormente reencaminhadas passam a ser depositadas na caixa de entrada da conta.
À data (Outubro de 2020), o sistema armazena 4,2TiB sobre um sistema de elevada disponibilidade RAID5, esta capacidade está em simultâneo cativa noutra unidade de armazenamento/servidor que desempenha a função de salvaguarda “online”. O processo de replicação demora tipicamente 4h. O processo de backup total externo demora cerca de 33h.