Ativação e reativação de contas com Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital

Ficou disponível a possibilidade de ativação ou recuperação de acesso a contas institucionais usando cartão de cidadão ou chave móvel digital.

Como esta funcionalidade depende da existência da informação do número de identificação civil associada à conta institucional, atualmente a funcionalidade cobre a quase totalidade dos alunos e alguns (poucos) funcionários.

A funcionalidade será estendida à restante comunidade à medida que formos conseguindo realizar a integração com os sistemas que forneçam a informação necessária (ex. sistema de gestão de RH).

A funcionalidade  está disponível neste site, no canto superior esquerdo conforme assinalado na ilustração abaixo.

Mensagens de devolução de e-mail em Português

Frequentemente o sistema de e-mail devolve mensagens por impossibilidade de entrega, seja porque a caixa de correio do destinatário está cheia, porque a conta deixou de existir ou porque o remetente se enganou ao indicar o endereço do destinatário.

Existindo dificuldade de parte da comunidade em interpretar as mensagens gerais de erro com a explicação do sucedido em Inglês, foi hoje adicionada uma funcionalidade que fará com que as mensagens devolvidas a remetentes com endereço .PT sejam no essencial em Português.

Atualização dos servidores de encaminhamento de e-mail

Durante a tarde de ontem foi realiza a substituição dos servidores de encaminhamento de e-mail por sistemas completamente atualizados.

Infelizmente apesar dos nossos testes prévios de validação da instalação não o terem detetado, algumas aplicações de e-mail revelaram incompatibilidades e devido a diferenças no software ocorreram também problemas no processamento das mensagens provenientes do exterior.

Problemas identificados:

  1. Clientes muito desatualizados que não suportam as formas de segurança TLS atualmente recomendadas (>1.1)
    • Problema mitigado ao fim da tarde com a habilitação das formas de segurança (não recomendadas) TLS1 e TLS1.1
  2. Clientes que tentam usar um formato internacional (UTF8) na indicação de destinatários
    • Problema resolvido na manhã de hoje com a atualização do software para uma versão de pré-produção que já suporta os clientes que tentam usar a funcionalidade sem que o servidor anuncie que a suporta
  3. Erros de processamento durante as validações de origem do email (SPF) recebido do exterior, causavam rejeição temporária de mensagens
    • Resolvido durante ao início da manhã de hoje com a substituição do troço de programação incompatível.

Apela-se aos responsáveis pela manutenção das aplicações de correio “Outlook” ao serviço das escolas para a conclusão do processo de atualizações dos Outlook2010 e Outlook2013 para versões mais recentes para que não seja necessária a degradação do nível de segurança de comunicações para o suporte destas (ponto 1. acima).

e-mail: Ajustes na visibilidade da pasta de recuperação de e-mail apagado

Diversos utilizadores nos contactaram reportando problemas resultantes da disponibilização da pasta de sistema @RECICLAGEM

Os problemas referidos são no essencial uma consequência do ignorar das regras de subscrição de pastas (RFC3501) por algumas aplicações.

Apesar de por omissão o sistema colocar oculta (não subscrita) a referida pasta de correio, diversas aplicações optam por a incluir na listagem apresentada ao utilizador.

Exemplos do comportamento referido foram identificadas no Apple Mail e GMail (Android App)

Introduzimos ontem um mecanismo adicional que impede por omissão a listagem da pasta (independentemente do estado de subscrição).

Os utilizadores interessados no acesso a este recurso para recuperação de mensagens inadvertidamente apagadas, poderão ativar o acesso à mesma no Painel de Controlo da sua conta; ativando de seguida a subscrição da pasta na aplicação de correio (ou Webmail) que usem.

Notícia anterior sobre a funcionalidade @RECICLAGEM

e-mail: Recuperação simplificada de mensagens apagadas

Recentemente atualizámos o software que suporta o acesso (IMAP) dos utilizadores às caixas de correio .ipl.pt
Na dita atualização verificou-se que o autor do software introduziu um mecanismo que simplifica o processo de recuperação de mensagens apagadas e antecipa a descontinuação do anterior mecanismo que suportava funcionalidade similar.

A instalação existente foi adaptada para adequação ao novo funcionamento do software em antecipação à descontinuação do anterior mecanismo que poderá ocorrer numa próxima atualização do software.

O atual funcionamento processa-se da seguinte forma:

Quando o utilizador apaga mensagens de qualquer pasta de e-mail, estas são marcadas como apagadas e movidas para a pasta de mensagens apagadas (Trash)

Quando o utilizador apaga mensagens da pasta Trash, estas são movidas para uma área de reciclagem agora suportada pela pasta de nome @RECICLAGEM

A pasta @RECICLAGEM:

  • Tem como propósito a recuperação de mensagens que por erro de operação ou de uma das aplicações de correio que consultam a conta, sejam apagadas (incluindo a remoção da pasta Trash)
  • O conteúdo não é contabilizado no cálculo da ocupação da caixa de correio (Quota)
  • Comporta um máximo de 100000 mensagens, quando excede, as mais antigas são definitivamente removidas.
  • Apaga automaticamente as mensagens para lá movidas após 7 dias.
  • É somente de leitura pois a gestão de apagamento sobre a mesma é gerido internamente pelo sistema.
  • É por omissão criada no sistema em modo oculto (unsubscribed), podendo ser tornada visível nas aplicações que suportem esta gestão como o Webmail.
  • Não é removível pelo utilizador, somente ocultável.

Após reporte por diversos utilizadores de alguma confusão pelo aparecimento súbito desta pasta, foi analisado o motivo para tal (ela é criada como oculta) e verificou-se que algumas aplicações como as aplicações GMail e Apple Mail igmoram a informação de pastas ocultas reportadas pelo servidor e mostram sempre todas as pastas, mesmo as marcadas como ocultas.
As aplicações de e-mail Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird e Roundcube (Webmail) suportam devidamente a gestão de pastas ocultas, entre outras.
Foram realizadas tentativas de parametrização alternativa do servidor para mitigar este problema, contudo não se identificou solução viável para a ocultação da pasta nestes sistemas.

Medidas de segurança no redirecionamento externo de e-mail

Tendo recentemente ocorrido um incidente de segurança originado pelo reencaminhamento de mensagens de uma conta de correio institucional para uma conta externa e, criando tais redirecionamentos situações pouco claras de conformidade RGPD nos casos em que contas por onde circulam dados pessoais da comunidade são redirecionadas para fornecedores externos (tipicamente internacionais) sem que exista compromisso destes do cumprimento da dita legislação.

Será brevemente implementada uma política estrita relativa de encaminhamentos de mensagens para contas exteriores.

  • As contas de aluno com o padrão @alunos.*.ipl.pt não são afetadas por esta alteração, permanecendo os redirecionamentos em funcionamento como até agora.
  • Todas as restantes contas só poderão redirecionar parte ou a totalidade das mensagens recebidas para outras contas institucionais das escolas e serviços do IPL.
  • Até findo o período transitório, somente as contas já com redirecionamento em funcionamento terão o comportamento mantido.
  • Após o período transitório, os redirecionamentos deixarão de funcionar e as mensagens anteriormente reencaminhadas passam a ser depositadas na caixa de entrada da conta.

Oportunamente será comunicada formalmente esta informação e detalhes adicionais pela direção do IPL.

Manutenção a contas institucionais de aluno

Foi ontem realizada uma manutenção às contas institucionais de alunos que não possuíam inscrição nos últimos dois anos.

Os que mantinham a consulta regular do e-mail institucional permaneceram com a conta ativa mas somente para o uso de email, tendo sido desativados os serviços dependentes de IdP (GApps, Office365, Moodle, etc.) e os dependentes de RADIUS como rede sem fios eduroam e VPNs.

Os restantes ficaram com a conta bloqueada e marcada para apagamento na próxima manutenção de limpeza de contas fora de serviço.

Caso sejam identificados casos em que alguma destas contas tenha motivos para permanecer ativa, deverá a escola respetiva entrar em contacto com os nossos serviços.

Obrigado (e Boas Festas!)

Atualização dos sistemas de filtragem de e-mail indesejado

Foi realizada uma atualização geral dos sistemas (2) e software que realizam a inspeção do e-mail relativamente a conteúdos maliciosos (virus, worm, etc.) e classificação de SPAM.

À semelhança de todos os sistemas que têm sofrido atualizações gerais, foi seguida a estratégia de colocação de um dos elementos executando-se em cada um dos polos técnicos principais campus de Benfica (COB) e campus de Marvila/ISEL (COM).

Com esta atualização esperamos uma melhoria na deteção de mensagens indesejadas e na redução da latência entre o momento em que uma mensagem de e-mail chega a rede do IPL e o momento em que fica disponível na caixa de correio do destinatário.

Problemas que se revelem e se suspeite relacionados com esta manutenção deve ser reportados para o nosso endereço de e-mail de suporte.

Obrigado.

Sistema de listas de distribuição atualizado

Foi realizada a atualização geral de sistema operativo e do software que suporta o sistema de listas de distribuição @listas.ipl.pt

Ficou para já adiada uma atualização mais profunda que terá de ser realizada posteriormente, de migração de versão 2.x do Mailman para série 3.x

Com a colaboração de diversos utilizadores julgamos que todos os aspetos funcionais estarão salvaguardados, se encontrar alguma anomalia, agradecemos que nos informe.

Atualização do software de Webmail

Nos últimos dias têm ocorrido falhas do acesso Webmail do nos períodos de maior utilização.

Sem motivo identificado até ao momento, o sistema consome subitamente todas as ligações disponíveis à base de dados de suporte.

Estando a expirar no próximo mês o licenciamento do visual (skin) “Outlook” que era a principal usada até ao momento e sendo essa uma provável origem do problema, por incompatibilidade entre esse componente extra e o software base “Roundcube” que suporta o Webmail, realizámos cerca das 16:50 uma atualização ao software e foi desativado o suporte do visual “Outlook”, sendo automaticamente selecionado o visual “Elastic” que o substitui.

Esperamos que desta forma o sistema se possa comportar de forma mais estável.

As nossas desculpas pelo incómodo eventualmente causado.